Про EVS координирование и вообще

UPD – этот пост был начат в июне. Заканчивается он сейчас. Правда, было очень занятое лето 😉 И немаловажно – этот пост без картинок и прочих визуальных материалов. Он для тех, кому интересна работа в сфере международного волонтерства и кто хочет побольше об этом узнать.

1 июня 2016 года я отмечаю 5 лет работы в СФЕРЕ и этот пост посвящен работе EVS координатора – непонятной многим профессии, на что очень хочется пролить свет! Также расскажу немного о том, что программа Erasmus+ еще предлагает, помимо EVS.

Когда я пришла в СФЕРУ, я была координатором incoming – это значит, что я отвечала за прием иностранных волонтеров в России в трех городах: Нижний Новгород, Киров и Петрозаводск. Безусловно, на местах в других городах были локальные координаторы тоже. Через 3 года эта работа меня эмоционально очень сильно подкосила и я стала заниматься ей частично (с помощью коллег), а потом и вовсе полностью перешла только на отправку.

Сейчас я очень часто сталкиваюсь с тотальным непониманием того, что делает EVS координатор, ведь многим моим коллегам-волонтерам кажется, что он целыми днями сидит в офисе и в носу ковыряет, ленится и просто так не отвечает днями на их мэйлы.

Ан нет. Попробую рассказать поэтапно, что это за работа. Всегда условно ее нужно делить на 4 части – предыдущие волонтеры, настоящие волонтеры, будущие волонтеры и то, что я называла “развитие”.

Итак, координатор должен одновременно успевать жонглировать тремя шарами в виде бывших, настоящих и будущих волонтеров, да еще и находить время на развитие.

Что касается экс-волонтеров, их проекты надо “закрыть”. Закрыть значит – написать отчет; проследить, чтобы в организацию поступили оставшиеся деньги за уехавших волонтеров; сделать что-то по пункту visibility – то бишь, попросить с волонтера написать как минимум историю на сайт; написать с волонтером, помочь ему сделать youthpass; провести с волонтером заключительную оценочную встречу. Если координатор остается в хороших отношениях с волонтером, то обычно общение продолжается, и это тоже очень важно – не терять связи и поддерживать во всех начинаниях!

Что касается “настоящих” волонтеров, то есть, которых находятся на проекте сейчас, есть очень много вещей, которые предугадать невозможно. Ну, безусловно, в первую очередь надо сделать так, чтобы он приехал – сделать приглашение, а по приезду – регистрацию в миграционной службе, нужно подготовиться к их приезду, приготовить квартиру и все необходимые для жизни вещи, встретить волонтера, проводить до дома, снабдить всей необходимой информацией о городе, проекте, районе, где он живет, сводить на проект, познакомить там со всеми, дать все необходимые первоначальные и жизненно важные инструкции, спланировать проект, дать ментора, организовать языковой курс, купить симку, научить передавать за проезд в маршрутке и тп и тп и тп. Во время проекта с волонтером надо ежемесячно встречаться на оценочные встречи, по возможности посещать его проект, ну а про непредсказуемость – решать многочисленные проблемы с квартирой (отдельный геморрой эту квартиру вообще найти в рамках существующего бюджета) – вызывать сантехников и прочих мужей на час, если что-то ломается, покупать/докупать необходимые вещи и так далее; решать проблемы со здоровьем, если таковые появляются – водить и записывать к врачу, помогать со всеми сопутствующими вопросами; решать появляющиеся эмоциональные проблемы – ведь им бывает становится грустно и скучно, и домой хочется, и мотивация теряется, вот ее надо как-то поднимать – делать общие мероприятия для них, водить в интересные места. Главная задача координатора во время проекта – быть всегда на связи и чутко реагировать на все возникающие у волонтера проблемы и своевременно их решать. А еще не забывать каждый месяц выдавать деньги 😉

И конечно же, координатор должен осознавать, что нынешние волонтеры не вечны, и нужно обеспечивать себе работу на будущее в виде новых волонтеров – а это включает в себя: отбор и набор новых волонтеров, написание грантовых заявок на прием новых волонтеров, коммуникация с отправляющим партнером, коммуникация с самими волонтерами. Ожидание результатов, что немаловажно 😉

Напомню, что в Erasmus+ существует 3 дедлайна в году, когда можно подавать эти самые грантовые заявки, каждый год точная дата меняется, но это всегда – февраль, май (конец апреля) и октябрь. То есть к этому времени заявка должна быть готова, с партнером все согласовано, волонтер отобран и одобрен принимающей организацией, на все его вопросы должны быть даны ответы.

Таким образом, эти три переплетающиеся между собой части прошлого, настоящего и будущего на всем пути преследуют координатора, и как я уже сказала, этот процесс по большей части напоминает жонглирование, ведь все эти процессы такие разные. Иногда так хочется сконцетрироваться на чем-то одном (написать отчет или заявку например), а тут волонтеры со всех сторон дергают, то у них одно, то второе, или партнеры пишут с пометкой “СРОЧНО” – дослать бумажку, поставить подпись, выслать оригинал или еще что-то…

А еще надо ведь заниматься самым важным – аккредитацией!

Каждая организация, которая принимает и отправляет волонтеров, должна быть аккредитована, иначе у нее просто не получится этим заниматься вообще. Чтобы аккредитоваться, нужно написать заявку в ресурсный центр SALTO EECA, тем самым выразив свое желание принимать и/или отправлять волонтеров – в заявке описывается абсолютно все – профиль организации, чем будет заниматься волонтер, где он будет жить, все практические детали, как ему будет оказываться поддержка; приложить необходимые документы по списку, после чего ждать от них ответа – а за ответом последует и непосредственный визит аккредитатора (представителя SALTO EECA, уполномоченного проверить организацию по всем аспектам – может ли она принимать/отправлять волонтеров). Иногда в России, в случае с очень отдаленными регионами, когда ехать аккредитатору получается очень далеко, а главное – затратно, то визит заменяется тщательным разговором по скайпу. Как проходит аккредитация? Сначала, заранее по электронной почте аккредитатор может задать несколько уточняющих вопросов по заявке, если что-то необходимо уточнить заранее. Затем, по приезду, ему необходимо посмотреть рабочее место волонтера – собственно, чаще всего встреча проходит именно там. На встрече обязательно должен присутствовать EVS координатор и очень-очень желательно – руководство организации. Аккредитатору важно понимать, что руководство в равной мере осведомлено о всех тонкостях проекта и его правилах.Разговор в среднем занимает 1,5-2 часа, у аккредитатора есть четкий список вопросов, по которому он идет, чтобы сложить мнение об организации, в результате чего выносится решение.

Иногда аккредитатор просит посмотреть квартиру волонтера, если таковая уже имеется, если уже есть волонтеры (то есть это переаккредитация) – пообщаться с ними (вживую или по электронной почте). После всех этих процедур знакомства и общения, аккредитатор заполняет отчет, в котором полностью описывает увиденное и выносит рекомендации. Однако, важно понимать, что решение выносит SALTO EECA, аккредитатор предоставляет информацию, на которой оно может базироваться.

Таким образом, если вы – EVS координатор, вы тщательно готовитесь к аккредитации, ведь именно от того, есть она у вас или нет, зависит, будете вы вообще заниматься этим или нет 😉 Аккредитация касается как принимающих, так и отправляющих организаций – в таком случае, вопросы касаются именно того, как вы будете выполнять роль отправляющей, какую поддержку оказывать и прочее.

Получив заветное решение, можете продолжать работать.

Интересность и сложность этой работы заключается также в том, что приходится одновременно общаться с огромным количеством людей. Во-первых – волонтер. У него есть отправляющая (или принимающая, если отправляем мы) организация, в ней общаешься минимум с координатором, может быть еще с финансистом. Затем, у каждого волонтера есть ментор – его надо найти, подготовить и с ним тоже держать связь. Есть владелец квартиры, в которой живет волонтер. Есть координаторы в его принимающей организации, если он сидит не непосредственно у вас в офисе, а работает в подшефной вам принимающей организации – детском саду, школе и прочее. Есть учитель русского языка. Есть миграционная служба (по району и по области, то есть 2). Теперь умножьте это все на количество волонтеров, которых вы координируете. Жонглирование продолжается 😉

Существует два типа организаций – координирующие и принимающие. Иногда эту функцию в себе объединяет одна организация, иногда – нет.

Рассмотрим 2 ситуации. Вы – волонтер из России и вы едете в детский сад в Германии. Но ваш проект координирует еще одна организация, которая помогает детскому саду с оформлением для вас визы, поиском жилья и прочими административными вопросами. Таким образом, эта организация, скажем Х – координирующая. Только организация в стране ЕС может считаться координирующей и соответственно распоряжаться бюджетом.

Другая ситуация – вы волонтер из Польши и вы едете в детский сад в России. Сам детский сад не имеет возможности принимать деньги на свой счет, искать для вас квартиру и ментора, и учителя русского и прочее, он готов предоставить вам работу, рабочее место и всяческую поддержку. Тогда вам помогает организация типа СФЕРЫ – но так как она не может быть координирующей и не может так называться (мы же не в ЕС), она называется contact point outside EVS. И именно она помогает с визой, выдает деньги и делает прочие штуки, позволяющие волонтеру комфортно себя чувствовать.

Так вот, если ваша организация в одном лице и принимающая, и координирующая, это означает, что скорее всего ваш EVS координатор – это сотрудник этой организации, который уже несет ответственность за какое-то направление в организации, и EVS координирование для него – дополнительная нагрузка. Обычно в таких организациях 1-2 волонтера. Если же ваша организация только принимающая, и у вас есть координирующая, то скорее всего ваш координатор помогает еще десятку волонтеров, проживающих в вашем городе и работающих на других проектах.

Плюсы и минусы? Чаще всего, тот, что в координирующей – более опытный и знающий. Но у него меньше времени именно на вас. И у вас априори много других друзей-волонтеров, потому что вас в этом месте несколько.Тот, что в принимающей, может не знать столько тонкостей о программе, но будет иметь достаточно времени, чтобы вас поддержать и уделить больше внимания. Как и всегда, у каждой медали есть две стороны.

Какие еще есть типы организаций? Те, в которых у вас не так много свободы – детские учреждения, учреждения по работе с людьми с ограниченными возможностями или пожилыми людьми, и прочие места, где есть четко определенный распорядок дня – еда, занятия, прогулка и прочее – и вы им следуете. Проявление инициативы приветствуется, но это если у вас останутся силы от выполнения своей регулярной деятельности. А другой тип – офис некоммерческой организации. Вы приходите и у вас есть компьютер и коллеги, сидящие за компьютерами. Вам на шею не бросаются дети и вам порой нечем заняться, если ваши коллеги не подбросили вам работы или вы сами себе ее не придумали. Волонтер в офисе должен в большинстве случаев фонтанировать идеями, предлагать новые проекты и мероприятия и не боятся их реализовывать. Если вы не считаете себя инициативным, не идите в такой проект 😉 Там свободы много и если не знать, что с ней делать – будет беда.

По моему мнению, философия EVS координатора проста – балансировать между бумажной работой и непосредственной работой с людьми. Как только сильно погружаешься в бумаги, теряешь контакт с волонтерами и не знаешь, как у них дела, не держишь руку на пульсе. А у них так быстро все меняется, что надо быть начеку. А еще очень важно держать небольшое расстояние между собой и волонтером. В тот момент, когда он/она становятся твоим другом, ты теряешь контроль, не можешь оценивать ситуацию объективно, да и они могут воспользоваться ситуацией и попросить тебя сделать то, что ты не должен сделать. У меня не обошлось без экстремумов – сначала я с волонтерами становилась близкими друзьями, они делились со мной всем, я знала все, была на их вечеринках, поддерживала очень хорошие отношения. В какой-то момент они начали этим пользоваться. И тогда я отдалилась – и поддерживала только рабочие отношения. Но в какой-то момент удалось найти баланс и быть одновременно и другом и координатором и я очень ценю эти отношения. Многие из них до сих пор поддерживаются очень успешно 😉

Было и очень много смешных случаев. Иногда я подумываю записать их все куда-нибудь, а то забудется с годами. Но потом думаю – нет, такое не забывается 😉 И из больницы от нечестивых докторов мы волонтеров спасали, и от потопов в квартире, и ко врачам с ними особенно весело ходить, и вообще наблюдать, как они воспринимают нашу культуру, учат язык и прочее.

Вообще, эта работа очень обогащает координатора как человека и я невероятно ценю то, что именно эта работа была моей первой, потому что она дала невероятный толчок, помогла научиться разбираться в людях, справляться с большим количеством информации, справляться со стрессами и дедлайнами, научиться многому о других культурах и языках, придала хватки и учит уверенности в себе. Если вы хотите себе такие навыки – не пугайтесь этой работы, беритесь за нее 😉 Она закаляет. После нее и в огонь и в воду 😉

Но и энергии она к сожалению отнимает тоже очень много – безусловно, если делать качественно и от души. Люди оставляют тебе частицу себя, и через год уезжают. Это тяжело ;(

А сколько человеческих историй скрывается за каждым проектом! Люди встречаются, люди влюбляются, женятся… 😉 И деток рожают, и в гости к нам приезжают, и находят профессию своей мечты и многое-многое другое! Это еще одна причина, почему быть координатором классно – следить за всеми успехами и радоваться им. Радоваться прогрессу на проекте и после него!

Каковы сложности работы с Россией и в России? Почему EVS координатор в России более подкован?

Причины две, первая и самая главная – виза. По нашему законодательству, волонтер может приехать только по гуманитарной визе, а она – максимум 90 дней. Значит, если проект у волонтера 10 месяцев, он подается на визу 3 раза, из них 2 раза он в ходе проекта уезжает домой, чтобы податься на новую. С одной стороны, это хорошо – они видят родных, ходят к парикмахеру и зубному, понимают, что хотят обратно в Россию и приезжают. Но это в некоторой степени прерывает целостность проекта. Более того, это достаточно дорого и деньги на эти поездки закладываются в бюджет, это делает его дороже и чуть снижает шансы на финансирование.

Второй момент – мы не можем подавать заявки на финансирование проекта сами, напрямую. То есть, чтобы к нам приехал волонтер, нам надо так извернуться и найти в его стране организацию, которая готова была бы стать координирующей – то есть подать заявку на финансирование и нести ответственность за весь проект. Понятно, что львиную долю всей работы по проекту делаем мы. Но ответственность несут они и кнопочку “Submit” нажимают они. Поэтому с ними надо работать аккуратно, уважительно и поддерживать хорошие отношения 😉 Организаций таких немного. Немногие готовы отправлять волонтеров в такую сложную страну, мучиться с бухгалтерией (нам ведь еще и деньги переводить сложнее, чем внутри ЕС), да еще и нести ответственность за финальный отчет. Но те, которые есть – очень классные. Они понимают настоящую ценность проектов, проходящих у нас, понимают, как волонтерам интересен и полезен такой опыт. У нас есть несколько прекрасных партнеров, которые из года в год это делают и мы этому очень рады!

Обещала, что не будет визуальных материалов, но нет – вспомнила, что как раз один из таких прекрасных партнеров – Ondrej из Mladiinfo Slovensko (Словакия) был у нас в Нижнем Новгороде в гостях и записал отличное видео про нас и наше партнерство и наших волонтеров 😉

Что касается отправки волонтеров, то обязанности тут больше включают подготовку – информирование о программе, ответы на все уточняющие вопросы, помощь в поиске проекта, работа с партнерами, написание грантовой заявки, помощь с визой, поездкой вообще, проведение консультаций перед отъездом и поддержка во время и после проекта – по всем появляющимся вопросам, идеям и прочему. Ну и вообще поддержка общего информационного поля про EVS, дабы новые поколения мотивировались на поездку.

Помню, что давным-давно были вопросы от участницы в группе в ВК, и постараюсь ответить на них и затронуть тему чуть пошире.

  1. Интересно, у каких проектов больше шансов на одобрение, зависит ли как-то то, что проект уже несколько лет спонсировался или участвует впервые.

Больше шансов у тех проектов, что написаны хорошо и были высоко оценены оценщиками проекта! 😉 То, что имеется опыт, безусловный плюс, но очень часто деньги даются и новым организациям, им же надо с чего-то начинать. Если они адекватны и все правильно понимают – они начинают свою деятельность! Иногда “многолетним” проектам не дают денег в пользу новых. Так что тут никогда не угадаешь.

2. Как можно принять участие в международной/молодежной/волонтерской деятельности уже сейчас? Кроме участия в волонтерских проектах.
Например:
1) есть сайт Salto, но зарегистрироваться на какое-либо мероприятие оказалось нереально.

2) С обычным карьерным ростом все более-менее понятно, у вас же совершенно другая специфика и подход к работе.
Вакансии нигде не публикуются. Если, допустим, нет педагогического/социального образования, но есть большой интерес к данной сфере деятельности-как и с чего начинать. Например, возможно ли стать представителем вашей организации в своем городе, или что-то подобное. Будет интересно почитать об этом.

Вот ЭТО очень интересная тема и постараюсь раскрыть ее пошире.

Начну с того, что организаций, которые в России занимаются подобной деятельностью, мало! Просто мало. Из активных 7-8. Москва, Питер, Нижний Новгород, Чебоксары, Воронеж, Самара, Пермь – из первого, что приходит в голову.

Что можно делать? Можно стать ментором иностранного добровольца в своем городе (если у вас таковые имеются). Идете на сайт, в поиске пробиваете организации в России по типу receiving и спрашиваете у них, есть ли у них необходимость в менторах. Подробнее о менторстве здесь.

Можно стать кемп-лидером волонтерского лагеря в России – следите за нашими обновлениями, мы публикуем колл примерно в апреле-мае и приглашаем помочь нам с ведением летнего сезона.

Можно делать презентации о международном волонтерстве у себя в городе – напишите нам и мы сориентируем, как и где. Или скажем, если в вашем городе уже есть похожая на нашу организация.

Насчет тренингов для молодежных работников и для молодежи вообще и молодежных обменов – мы стараемся как можно чаще становиться партнерами и публиковать вакансии на такие мероприятия и иногда нам это успешно удается и мы публикуем это на наших ресурсах. Следите! Что касается сайта SALTO, то попасть на эти тренинги вполне реально! Пишите четкую и ясную мотивацию, почему хотите поехать. И все получится 😉

А что касается работы у нас или в подобных нашей организациях – увы, все правда, на порталах head hunter и job.ru вы вакансий не найдете 😉 Работа в таких организациях начинается естественным образом – от волонтера, помощника, активиста, того, кто часто участвует и много светится – к координатору. Ведь со временем приходит опыт, и работу такую специфичную хочется доверять только знакомому по прошлым проектам человеку. Посему, активничайте, дерзайте! Мы вас ждем 😉

Подводя итог про EVS координаторство – это работа, которая приносит невероятное удовлетворение, и невероятную усталость и бессилие одновременно. Все зависит от людей and that’s the price we have to pay. Как бы то ни было, я эту работу всем советую, если вам когда-нибудь придется – хватайте! И смотрите видео про моих волонтеров-зайчиков! Однажды телекомпания “МИР” целую неделю провела у нас в Нижнем Новгороде, снимая про них сюжет и в итоге получилось такое чудо:

Полезные ссылки:

http://www.dobrovolets.ru/

http://youth-in-action.ru/

https://www.salto-youth.net/rc/eeca/

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/erasmusplus/files/files/resources/erasmus-plus-programme-guide_en.pdf

http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/

И хочется еще добавить в конце, что СФЕРА недавно делала вебинар про международное волонтерство, и я в нем поучаствовала со своей историей, и должна признаться, что так прекрасно после него я себя не чувствовала давно! Новый прилив энергии и сил, веры в эту работу, в эту деятельность в целом! В общем, неописуемое какое-то счастье меня накрыло. Спасибо всем, кто участвовал 😉

Ну а я продолжаю одновременно выполнять роль координатора и волонтера, потихоньку сходить с ума и обещаю скоро выдать пост про эстонское лето и начало осени – знаю, что задолжала 😉

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s